Lorsque nous entendons le terme « archives », nous avons pour habitude de l’associer à une masse de documents au format papier. Pourtant, avec l’essor du numérique, l’archivage électronique devient incontournable. Depuis quelques années, le volume des documents informatisés explose littéralement. De ce fait, la numérisation d’archives s’impose comme un axe fondamental qui optimisera la gestion de vos données. Cette démarche comporte des bénéfices multiples pour votre entreprise. Cependant, numériser n’est pas scanner, et ne constitue pas une fin en soi.
Afin d’établir un projet d’archivage performant, privilégiez la numérisation des documents les plus consultés, ainsi que ceux qui ont besoin d’être partagés avec vos collaborateurs. Par le biais d’un prestataire extérieur, vous serez accompagné tout au long de votre processus d’archivage. Celui-ci effectuera au préalable une analyse fonctionnelle afin de cibler vos besoins. Ainsi, Il vous aidera à mettre en place un plan de classement efficace pour votre base de données dans le respect du records management.
En premier lieu, la numérisation contribuera à protéger votre patrimoine documentaire. A travers des copies de sauvegarde numérisés, elle permettra de sécuriser et de pérenniser vos documents physiques originaux. En limitant leur circulation, elle vous garantira une confidentialité accrue.
Plus globalement, elle optimisera votre processus de conservation des données. Accès facilité, possibilité de partager vos documents et traçabilité améliorée de l’information, la numérisation valorisera votre patrimoine documentaire.
Si certains documents peuvent être détruits après avoir été numérisés, il est plus prudent de conserver vos papiers originaux à vocation probatoire.