Pour les PME ou les multinationales, la messagerie collaborative s’avance comme un outil de gestion essentiel à l’optimisation de leur organisation. En quoi consiste-t-elle ? Quels en sont les avantages sur les plans fonctionnel et financier ?
Le principe et les possibilités de la messagerie collaborative
L’architecture se rapproche de celle d’une boîte mail classique. Là où celle-ci s’avance comme un outil de communication, la messagerie collaborative facilite la coopération entre collègues et la transversalité entre les services. Il est d’autant plus simple d’échanger et de planifier son emploi du temps professionnel par le biais de fonctionnalités annexes. En complément de la mise à disposition des dossiers de classement et d’archivage, cet outil possède une messagerie instantanée afin de gagner en flexibilité et en réactivité.
Les avantages concrets d’un tel système informatisé
Les structures équipées d’une messagerie collaborative bénéficient également d’un carnet d’adresses, d’un calendrier et d’un partage de dossiers. À titre d’exemple, la planification de réunions de travail et leur bon déroulement sont assurés en suivant l’ordre du jour et le contenu du planning. En comparaison de l’utilisation d’un serveur mail professionnel standard, la productivité du personnel s’accroît et gagne en qualité. L’entreprise, elle, diminue ses coûts d’exploitation sans la contrainte d’effectuer un investissement important.
Préférer une solution open source ou externaliser sa messagerie collaborative ?
Il existe des solutions en open source ou logiciels libres. Leur accès est gratuit. Cependant, les prestations d’assistance, de maintenance et de dépannage sont généralement exclues de l’offre. Pour une structure professionnelle, il est conseillé de se tourner vers l’externalisation de la messagerie collaborative. L’hébergement des serveurs de la messagerie collaborative se fait chez le prestataire pour plus de sécurité. En cas de problème technique, l’intervention est d’autant plus efficace. Cette alternative veille à stabiliser et à viabiliser son activité sans craindre une paralysie, même provisoire, de ses outils de gestion.